劳动者向单位借款的时效认定方法及法律风险防范要点

本文转自无讼阅读

劳动者向单位借款的时效认定方法及法律风险防范要点

用人单位在经营过程中经常出现劳动者向用人单位借款的情形。该种借款可以基于业务原因，也有的来自于非业务原因。但无论哪一种形式的借款，一旦发生劳动者离职，用人单位均需要及时清回该笔款项。从维权时效的角度而言，用人单位不能及时清回劳动者借款，可能面临丧失胜诉权的情况发生。本文从实务操作角度出发，结合相关法律规定、实操经验就劳动者向用人单位借款的法律性质、所适用的时效及用人单位的风险防范措施进行了系统阐述。

一、如何认定劳动者向用人单位借款的法律性质

实务中劳动者向用人单位发生借款的情形有两种，即，工作原因和非工作原因。因工作原因产生的借款常见于劳动者出差、办理某个特殊事项或作为劳动者日常业务中使用的备用金等。非工作原因一般与劳动者的工作无关，劳动者基于生活需要而向用人单位申请的个人借款。

劳动者因工作原因产生的借款实际系劳动合同履行过程中，为履行劳动合同而向公司申请的借款。该类借款虽然在财务概念上称之为借款，但实际上是劳动者在履行职务过程中代用人单位对第三方支付的费用，并不需要劳动者向用人单位偿还该笔费用，只不过需要按照用人单位的相关规定，劳动者需要按照用人单位的财务制度向用人单位交付支付过该笔款项的凭证或相关票据。

因此劳动者因工作原因向用人单位申请的借款的行为所形成的并非法律意义上的借贷法律关系。即便如此，劳动者利用职务便利侵占用人单位的该类借款而拒不归还的，达到法定标准数额，构成职务侵占罪。即便未构成犯罪，劳动者拒不归还该笔费用的行为显然仍属于对用人单位财产权的侵害，劳动者应当将该笔费用依法偿付用人单位。基于以上原因，劳动者工作原因产生的借款属于劳动争议而非其他民事争议。

劳动者基于个人意愿非工作原因向用人单位申请的借款，该类款项并非为履行劳动合同而支付，且劳动者需要全额偿还用人单位（有的还会附带利息）。在该操作形式中，用人单位与劳动者之间形成的是平等主体之间的是民间借贷法律关系。劳动者与用人单位基于该借款产生的纠纷与劳动者的履职行为无关，因此不能将其认定为劳动争议。

二、仲裁及诉讼时效在劳动者借款纠纷中的适用

因工作原因产生的借款纠纷属于劳动争议，因此应当适用劳动争议仲裁法规定的仲裁时效。依据劳动争议调解仲裁法第二十七条规定：“劳动争议申请仲裁的时效期间为一年。仲裁时效期间从当事人知道或者应当知道其权利被侵害之日起计算。”非工作原因产生的借款纠纷，属于直接通过民事诉讼程序解决争议的情况，依据《民法总则》第一百八十八条的规定，适用三年的诉讼时效规定，诉讼时效期间自权利人知道或者应当知道权利受到损害以及义务人之日起计算。

上述规定仅是法律对两种类型争议关于时效方面的基本规定，具体到个案中则需要注意时效的起算点问题。下面分别进行解析：

（一）如何确定工作原因借款仲裁时效的起算点

依据《劳动争议调解仲裁法》第二十七条的规定，该时效的起算点为从当事人知道或者应当知道其权利被侵害之日起计算。即，自用人单位知道或应当知道其向劳动者交付的款项应当返还之日起计算。实务中，每个用人单位往往都有各自的管理制度，关于劳动者向用人单位借出款项用于办理业务的，款项的核销时间及剩余款项的归还时间一般都有明确规定。该类规定一般在两种制度里面存在：

1、财务制度中关于借款归还时间的规定

财务制度中规定劳动者在使用单位款项后应当在规定的期限内办理核销及剩余款项归还。如果该制度具有属于劳动法层面的合法有效的制度，劳动者超过该期限未归还该笔款项的，则仲裁时效应当自该制度规定的时间起算。

2、人事制度中关于借款归还时间的规定

虽然财务制度已经对劳动者的借款归还时间进行了明确规定，但从用人单位实际管理角度而言，实务中经常出现劳动者超期未交回剩余借款的情况，直到劳动者离职时才将款项结清。基于该原因，不少用人单位不仅在财务制度中规定了借款的归还期限，在人事制度中还会再做一项规定，即，离职前劳动者必须结清未结借款。

实务中有人认为应当以用人单位财务制度中规定的借款归还期限届满之日作为此类借款纠纷仲裁时效的起算点。因为该财务制度如果已经被认定为有效的管理制度，则该制度作为用人单位财务管理方面的专项规定应当具有对双方均产生约束力的效力。人事制度中的上述规定仅是用人单位限制劳动者离职的一种附加条件，该条件是否合法本身值得商榷。

也有人认为，应当适用人事制度中关于借款归还时间的规定，用人单位的财务制度仅是用人单位内部财务管理需要进行的规定。在有效的人事制度中已经规定了劳动者在离职前结清公司借款的情况下，实际表明用人单位向劳动者主张借款归还的最后期限实际为劳动者离职前。因此该类纠纷的劳动争议仲裁时效应当自劳动者离职之日起计算。

这里需要注意的是，劳动者因工作原因产生的借款，一般情况下不需要归还现金。而在不归还现金的情况下，劳动者承担的仅仅是账目核销义务。只有劳动者在业务中形成剩余应归还现金而不归还的情况下，劳动者才会产生归还义务。而上述制度中用人单位所规定的借款归还期限实际系账目核销结算期限。无论是否出现借款剩余，劳动者均应当按照该规定主动与公司财务部门核销上述费用。

笔者认为，从财务角度而言，现金流利益是一个单位的重要利益，用人单位在财务制度中对借出款项的归还时间进行明确规定实际为维护自身的现金流利益和正常的财务管理秩序。在劳动者违反该规定期限归还借款时，实际损害的是用人单位的现金流利益和财务管理秩序。至于人事制度中关于劳动者离职前结清款项的规定实际系对劳动者工作交接中的附带内容。该内容不仅包括未结款项的归还还包括用人单位其他财物的归还，该债权的产生与否均不能掩盖前期对用人单位已经造成的权益损害。

（二）非工作原因借款的诉讼时效起算

由于非工作原因借款形成于平等的民事主体之间，其诉讼时效的起算时间也与劳动者与用人单位之间关于借款偿还的约定有关。尽管如此，实务中应当注意，有的劳动者与用人单位并不签订借款协议，劳动者离职以后能否以劳动者的离职时间作为用人单位该笔债权的诉讼时效起算点是一个需要关注的问题。

虽然劳动者与用人单位之间基于非工作原因形成的借款合同关系不受劳动关系的约束，但用人单位与劳动者之间的借款关系与其他普通民事主体之间的借款关系仍然存在不同。前者本身存在管理与被管理的关系，且借款关系产生的原因一般恰恰基于劳动者系用人单位之员工而产生。后者则不存在上述特点。

基于以上原因，笔者认为在用人单位与劳动者就非工作原因借款的偿还时间明确约定的情形下，双方可以就借款事宜达成一致意见，不可回避的是在劳动关系的客观存在为前提的（用人单位本身专门从事借贷业务的金融机构或民间借贷机构的除外）。用人单位应当知道在劳动关系发生终止后，对于用人单位而言收回借款的难度将随之增大，用人单位显然应当及时主张债权才能防范不测风险的发生。此种情况下诉讼时效的起算时间应当自劳动者与用人单位劳动关系解除或终止日后的第二日开始起算。

三、工作原因借款风险的法律防范

劳动者非工作原因形成的借款具有民间借贷性质，对于用人单位而言其风险防范类似于贷款人的风险防范，本文在此不再赘述。本文重点讲述工作原因借款的法律风险防范问题。由于工作原因借款产生的纠纷属于劳动争议，该类争议适用劳动仲裁时效的规定导致用人单位在管理上稍有不慎可能无法追回该类借款。从单位财务管理及时效中断、债权清收的角度，应当注意以下风险防范要点的操作：

（一）借款凭证当场填写

借款凭证是用人单位主张债权的基础证据。实务中此类证据一般表现为：借据和银行付款凭证。为防止借款凭证出现证据瑕疵，劳动者的借款凭证应当由劳动者在财务部门见证下当场填写。借款事项应当明确，还款时间或核销时间应当尽可能在借款凭证上注明。借款凭证应当标注编号，用人单位出纳在支付该笔款项时应当标注借款凭证的编号，同时注明借款字样。

（二）核销催促应当及时、有效

催促的原因显然是为了中断仲裁时效。用人单位催促劳动者核销及偿还剩余工作借款时不仅应当及时，同时还应当留有催促的证据。不能简单的口头催促或打个催促电话了或者通过自身的财务管理系统进行催促。上述催促方式都不利于形成有效的诉讼证据。用人单位应当严格依据财务制度规定的时间节点向劳动者发出催促还款的通知，实务中比较有效且实用的催促方法如下：

1、向劳动者登记的电子邮箱发送邮件催促；2、直接向劳动者书面送达催促通知并由其签收；3、发送特快专递催促（一般用于劳动者不辞而别式的离职情况）。

实务操作中，不少用人单位习惯将借款催促与劳动合同履行情况的相关文书一同发送劳动者。此种情况多见于劳动者不辞而别式的离职情况。由于借款产生的法律责任与其他劳动关系的履行类责任存在一定区别，为防止合并取证可能带来的不规范或引发其他取证风险，笔者建议各项通知类取证分别进行。

（三）及时沟通及法律警告

实际已经发生此种情况的，如果尚可以与该劳动者取得联系，应当与劳动者进行缓和式沟通。结合法理人情，个人发展等与劳动者深入沟通，争取在采取法律措施之前获得劳动者的主动偿还。沟通无效的，劳动者的借款数额达到职务侵占罪的立案标准的，同时还应当及时向劳动者发出刑事风险警告。警告的发出方式可以是书面的也可以是口头的。

当然，在上述操作均无效的情况下，用人单位应当及时采取法律措施以减少或者挽回发生的损失。

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